弊社貸会議室をご利用の際は以下の事項を全てご確認、ご同意いただいた上でお申し込みください。
なお、本予約申し込み後、所定の手続きを経て弊社が申込者の利用を認めた場合、ご予約の確定と同時に申込者と弊社の間にこの利用規約を契約の内容とする利用契約が成立したものとみなします。

• 受付時間

  平日9：30～17：00
  受付時間終了後のお問い合わせは受け付けておりません。翌営業日より順次ご連絡いたします。
  営業時間外は即時のご連絡が出来ないことがございますので、ご了承願います。

• 利用申し込み方法

  • 弊社HPの利用申し込みフォームよりお申し込みください。
  • 会議内容・講習内容・展示内容・取引実績・開催内容などによって利用をお断りする場合がございます。
  • お電話にてお問い合わせいただいた場合も、HPのお申し込みフォームにて申し込みいただき、弊社からの返信をもってご予約の確定といたします。
  • 貸会議室の見学は、予約の入っていない平日の10時～16時の間で1回に限り承ります。見学時にはパソコン等の設定確認のお時間は含まれておりません。貸会議室ご利用時にはパソコンの接続確認等のお時間を含めてご予約ください。
  • 見学予約をお入れいただいたあと、同時刻に貸会議室ご利用の予約が入りました場合、貸会議室の予約を優先させていただきますのでご了承ください。

• 仮予約

  • 仮予約はお問い合わせより24時間を仮予約期間として承ります。仮予約とは、ご予約を確定しているものではございません。
  • 別のお客様からの本予約希望が入った場合、即時ご連絡をさせていただきます。その際、ご連絡が付かない場合は仮予約のキャンセルをさせていただきます。
  • 仮予約期間（24時間）を過ぎてもご連絡がいただけない場合は、当社の判断により仮予約を取り消す場合がありますので予めご了承ください。
  • ご利用日より14日以内は本予約のみの受付となり、キャンセルされた場合にはキャンセル料がかかりますので、お日にちをご確認の上お申し込みください。

• 利用料金支払い

  • 前払い制となっておりますので、ご利用日の14日前までに銀行振込にてお支払いください。振込手数料はご利用者がご負担いただきますようお願い申しあげます。
  • 領収書に関しましては、各金融機関への振込依頼書をもって代えさせていただきます。
    （税務署で認められている会計法規上正式な領収書となります。）
  • 請求書・領収書の原本が必要な方は会議室ご予約時にお知らせください。別途金額が発生いたしますので、請求書・領収書発行手数料220円（税込・発送料込）を会議室利用料金と共にお振込ください。

• キャンセル料

  会議室利用日を基準として
  

  • ●利用日の14営業日前～8営業日前まで定価の20％
  • ●利用日の 7営業日前～4営業日前まで定価の50％
  • ●利用日の 3営業日前～当日は定価の100％
    

    ＊一カ月以上前にご予約いただいた場合、キャンセル料は一カ月前から定価の20％かかりますのでご了承ください。

  • キャンセル料のご返金につきましては振込手数料を差し引いてのご入金となりますのでご了承ください。
  • 受付時間終了後（平日17：00以降）のお申し出につきましては、翌営業日のキャンセル扱いとなります。
  • キャンセル料は弊社公式ホームページ記載の定価料金（税込金額）から算出します。
  • 荒天・台風・震災などの災害や、それに伴う各種交通機関の運休等で、ご利用者が会議室を利用いただけない場合でも状況に応じて上記キャンセル料が適用となる場合がございます。

• 延滞利息・延滞損害金の請求について

  弊社指定の期日までに、貴社からの請求額のご入金がない場合、弊社所定の手続きをとらせていただくとともに、延滞利息・延滞損害金を加算してお支払いいただきます。

• 会議室利用制限

  ご利用者は次のいずれかの事項に該当する場合は、申し込みを取り消し又は弊社からのご利用者に対する全てのサービスを停止して利用契約を解除し、ご利用者の責任と負担で原状回復の上、速やかに会議室から退室していただきます。その際に生じた損害については、ご利用者にご負担いただき、弊社は一切責任を負いません。ご利用料金支払い後であっても受領したご利用料金は一切返金いたしません。また、この場合、今後の利用申し込みについては弊社の判断によりお断りさせていただくことがあり、ご利用者はこの点について予め承諾するものとします。

  • 1.利用申し込み時の予約者情報（予約者名・住所・電話番号・メールアドレス等）内容、使用目的、使用方法が実際の使用内容と異なったり偽りがあると弊社が判断した場合。
  • 2.利用者との連絡が一切取れない場合。
  • 3.利用料金が所定の期日までに支払われなかった場合。
  • 4.他の利用者、ビル内のテナント、来館者、会場周辺、近隣店舗等に迷惑を及ぼす恐れがあると弊社が判断した場合。
  • 5.利用申し込み者が許可なく使用目的以外のご利用、利用権の譲渡、転貸した場合。
  • 6.利用申し込み者が収容人数を超えて入場させた場合、又は利用者が収容人数以上入場した場合。
  • 7.その他会合として不適切と当方が認めた場合。（無限連鎖講、連鎖販売取引、儀式、宗教の勧誘目的での使用等）
  • 8.違法・不当な活動等の用途で使用したと弊社が判断した場合。
  • 9.風紀上又は安全管理上、不適当と弊社が判断した場合。
  • 10.利用内容が公序良俗に反する恐れがあると弊社が判断した場合。
  • 11.危険物、発火物を持ち込んだ場合。
  • 12.振動・音・臭気の発生等により弊社施設・建物周囲に迷惑を及ぼす、又はその恐れがあると弊社が判断した場合。
  • 13.常識を超えた備品のお持ち込み、又は使用をされたと弊社が判断した場合。
  • 14.会議室等内外、周辺で、第三者に迷惑を及ぼす言動及び行為をしたと弊社が判断した場合。
  • 15.関係法令・関係官公庁の指示・指導に反する行為をした場合。
  • 16.暴力団、暴力団員、暴力団関係企業・団体又はその他反社会勢力に属する、あるいは過去に属していた団体、人物が含まれている場合。
  • 17.暴力団又は暴力団員が事業活動を支配する法人や実質支配している法人、その他の団体である場合。
  • 18.法人でその役員のうちに暴力団員に該当するものを含む法人やその他の団体。
  • 19.会議室の利用が暴力団等反社会勢力の組織維持・拡大に利用されると認められる場合。
  • 20.弊社従業員や会議室等内外での恫喝や大声による罵倒や怒声。又は合理的な範囲を超える負担の要求などを行った場合。
  • 21.上記事項以外も弊社の注意に従わない、本規約の規定に違反すると弊社が判断した場合。

  当社は前項の予約締結の拒否、予約の取り消し、変更または利用の停止により、お客様又はお客様の関係者に損害が生じた場合、それについては賠償いたしませんので、予めご承知いただきますようにお願い申しあげます。

• 利用上の注意事項

  • 入室時間に関しては、ご予約時間5分前より入室可能です。ビル内に待合室等はご用意がございませんので、時間前の入室はご遠慮いただきますようにお願い申しあげます。退出時間がご予約時間を10分超過いたしますと、自動的に延長料金が発生いたします。弊社からは延長利用の確認等のご連絡をいたしませんのでご了承ください。
  • 当日の利用時間の延長に関しましては他のお客様のご予約が入っていない場合のみ可能です。
  • 机・椅子のレイアウトの変更は可能ですが、セッティングはご利用者ご自身でお願いいたします。
  • 他のお客様のご迷惑となりますので、廊下や共有スペースでの受付はご遠慮願います。
  • 弊社への電話、伝言の取次はお断りしております。
  • 各会議室に定員数が決まっておりますため、定員数以上でのご利用はできません。
  • 会場内でのダンス、楽器演奏、コーラス他、音が過剰に外に漏れる行為はご遠慮ください。
  • ご利用者の方は、参加者の氏名等を把握していただきますようお願いいたします。
  • セミナー等でご利用の場合、弊社は出席者からの電話問い合わせには対応いたしません。会場までの道案内や、開催内容のお問い合わせにはお答えできませんので、必ず主催者様にてご対応願います。出席者へ事前告知をする場合には、主催者様側のご連絡先を告知してください。
  • 廊下や化粧室などは共有スペースの為、廊下での談笑や化粧室の乱暴な使用は他の利用者のご迷惑になりますのでお控えくださいますようお願いいたします。
  • 館内は禁煙です。3階蓬莱ホールをご利用の場合、テナント専用ラウンジの喫煙所をご利用いただけます。
  • 弊社及びその関係者は、会議室の保全、衛生、防犯、救護及び検査その他管理上弊社が必要と判断した時は、ご利用者に事前の通知をすることなくその利用部分に立ち入り、これを点検し適宜の処置を講ずることができるものとします。
  • ご利用者は弊社の承認なく利用目的等を変更しないようお願いいたします。変更等がある際は、メールで変更内容をお伝えください。
  • 利用料金は予告なく変更される場合がございます。
  • ご利用後の汚れが著しい場合は清掃料金を別途ご請求させていただく場合がございます。この場合、ご利用者は請求金額を支払うことについて予め承諾するものとします。
  • 着払い、クール便（冷蔵・冷凍）のお受け取り、料金の立て替えは行っておりません。
  • 会議室内は飲食可能となっております。お持ち込みもしていただけますが、においの強いものや周囲が汚れやすいもののご飲食はご遠慮ください。お弁当を業者に依頼される場合は、お弁当容器の回収も併せてご依頼ください。
  • プロジェクターをご利用の場合、セッティング等はご自身でしていただきますのでご了承ください。接続端子はご利用者でご準備ください。
  • 貸会議室をご利用いただくにあたり、通信機器類（スマートフォン、タブレット、パソコン等）を使用される場合は、ご利用者が準備するものとします。接続、設定及び操作は弊社では行いません。通信機器の種類、ソフトウェア又はブラウザ等により利用できない場合があっても、弊社はその責任を負いません。また、利用者が所持する通信機器等の設定、接続などに関する個別のお問い合わせには対応しておりません。
  • 貸会議室内の電波状況、回線状況により、その接続や速度が常に保証されるものではありません。
  • 無償で提供したサービスについては弊社は一切責任を負いません。
  • 予定開始時刻よりも遅れてご入室された場合や、予定終了時刻より早くご退室された場合であっても、事前にご予約いただいた時間分の料金を頂戴いたします。予めご了承ください。
  • ご利用者は利用契約に関して知りえた事実につき厳かに秘密を守り、弊社の承諾の無い限り、ご利用期間中はもちろんのこと、ご利用終了後といえども、ほかに漏洩してはならないものとします。

• 責任区分

  • 会議室等の利用（準備・撤去時間含む）に際して発生した事故・盗難・紛失などにつきましては、弊社としては一切責任を負いかねます。
  • ご利用者が、会議室・建物・備品等を破損・毀損・紛失した場合、修理代として実費弁償していただきます。その他の第三者に対して損害を与えた場合において、ご利用者は弊社又はその他の第三者が被った損害を賠償していただきます。また、上記が原因により会議室等の利用が出来なくなった場合、ほかの会場への変更や損害の実費弁償と利用料金に基づく逸失利益などを合わせた金額を負担していただきます。
  • 災害や不測の事故・弊社都合、会議室施設空調・電気トラブル・予約上のトラブル等の為、ご利用者の責任によらず使用不可能となった場合、弊社は受領する利用料金を上限とした範囲内において賠償するものとします。なお、この際ご利用者側で発生する損害、機会損失等において得られたはずの利益に関しましては、弊社はその損害の責任を負いませんのでご了承ください。
  • 弊社施設名称又は会議室名称は予告なく変更となる場合があります。これによりお客様又は第三者に損害が発生した場合であっても、弊社は一切責任を負いません。
  • 本規約に違反して弊社が被った損害については、その損害について賠償請求いたしますのでご了承ください。
  • ほうらいやビル内（ほうらいやビル駐車場を含む）において貸会議室利用者に生じた一切の損害について、弊社は責任を負いません。

• 忘れ物

  • ご利用者が会議室内に忘れ物をされた際、弊社でその忘れ物を確認できた場合、9階事務所にて3日間保管いたします。ご利用者より連絡のない場合、もしくは弊社から連絡しても連絡のつかない場合は、弊社判断において破棄させていただきますのでご了承ください。
  • 忘れ物を引き取りに来られる際は事前連絡の上、平日10時～16時の間にてお願いいたします。
  • 宅配業者にてご返却をご希望の場合は着払いとなり、梱包・配送手数料として1,100円（税込）振込にてお支払いいただきます。この際にかかる振込手数料はご利用者にてご負担いただきます。忘れ物はご入金の確認が取れ次第、発送いたします。＊宅配業者の選定は致しかねます。＊忘れ物以外のお荷物の発送は承りかねます。

• ラウンジの使用について

  • 貸会議室利用者がラウンジをご利用いただけるのは、貸会議室のご予約時間内のみとなっております。
  • ラウンジは、ほうらいやビル入居テナント優先となっており、貸会議室利用者の専有ではございません。
  • 貸会議室ご利用前にラウンジでお待ちいただく行為、貸会議室ご利用終了後にラウンジを使用される等、ご予約時間外でのご利用は固くお断りしております。
  • 貸会議室ご予約時間内であっても、ラウンジ内での通話や打ち合わせ、大声での会話、リモートワーク等でPC等機器類を使用する行為等はご遠慮ください。
  利用規約は予告なく変更・追加される場合がありますので予めご了承ください。

株式会社ほうらいやビル